Для успешного бизнеса умение управлять своим временем на менее важно, чем грамотное управление финансами. Ведь, как известно, Время – деньги! И чтобы уметь правильно распоряжаться этим ценным ресурсом, можно воспользоваться некоторыми несложными правилами.
- Целеполагание.
Создайте список долгосрочных целей. Запишите все, чего бы вам хотелось достичь, на несколько лет вперед, или вообще в жизни. Самое главное – именно записать… на бумаге! Записывая цель — вы ее материализуете! Записанные цели с гораздо большей вероятностью будут достигнуты.
- Среднесрочное планирование.
Согласно записанным долгосрочным целям составьте план на ближайшее время: месяц, квартал, год. Среднесрочный план должен содержать достаточно подробный план действий по достижению основных целей.
- Ежедневное планирование.
Планирование своего дня лучше всего осуществлять накануне вечером, закрывая свой прошедший рабочий день. Составив список необходимых дел, вы наглядно рисуете картину своего завтрашнего дня. Кроме того, за ночь подсознание лучше усвоит составленный план, и рабочее утро начнется не с хаоса, а с четкой и ясной картины предстоящего дня.
- Установление сроков.
Все цели должны иметь четко поставленные сроки их исполнения. Цель, не имеющая сроков, сама по себе размыта, и, следовательно, труднодостижима. Кроме того, установка сроков способствует самодисциплине.
- Расстановка приоритетов.
Для приближения к поставленной глобальной цели важно уметь правильно расставлять приоритеты текущим делам.
Согласно закону Парето, лишь 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата.
Для грамотного распределения приоритетов можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра.
| Срочные | Несрочные | |
| Важные | 1.Важные и срочные делаДелаю сам незамедлительно. Снижение аврала |
2.Важные и несрочные делаПланирую или делегирую.
Полезная работа, посвятить основное время
|
| Неважные | 3.Неважные и срочные делаВсегда делегирую
Передать тому, для кого это важные дела |
4.Неважные и несрочные делаВыбрасываю в корзину
Поглотитель времени |
- Резервирование времени. Соотношение 60:40
При выполнении запланированных приоритетных задач резервируйте на них 60% своего рабочего времени. Как показывает практика, остальные 40% времени лучше оставлять на непредвиденные и спонтанные дела.
- Делегирование.
Порой, некоторые руководители (и не только) считают, что некоторые задачи они смогут решить быстрее и эффективнее, нежели доверить их исполнение подчиненным. Однако такой подход может иметь серьезные последствия для достижения глобальных целей компании. Для понимания того, какие задачи лучше выполнять самому, а какие можно делегировать, опять же, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. После того как вы определитесь со списком делегируемых задач – решите, кому можно их доверить. Четко сформулируйте цели и определите сроки исполнения.
- Контролирование и анализ
Регулярно проводите анализ выполненных дел и времени, потраченному на их выполнение. Можно это делать раз в месяц, а можно в конце каждого дня, вычеркивая все сделанные за день запланированные задачи. Если в списке дел остались незавершенные – перенесите их на следующий день. Для более эффективного контролирования потраченного времени на поставленные задачи можно использовать различные электронные планировщики с таймерами, где можно фиксировать необходимую информацию о проделанной работе. Так в конце дня вы получите четкую картину, насколько эффективно вы потратили свое время.
- Отдых
Не забывайте отдыхать! Это касается и отпуска, и активных выходных в конце недели, и отдыха в течение рабочего дня. Хорошо бы делать пару 5-минутных перерывов каждый час. В 80-х годах даже был придуман оригинальный метод «помидора». Суть метода заключается в делении задач на 25-минутные интервалы (помидоры). За это время необходимо сконцентрировано, не отвлекаясь, выполнить какую-то четкую задачу. А в качестве таймера используется механический помидор. После этого можно сделать 5-минутный перерыв. После 4 «помидоров» сделайте большой 15-20-минутный перерыв.<
- Поощрение.
Не забывайте хвалить себя и подчиненных при завершении какого-то проекта! Отпразднуйте это событие! Можно хвалить себя и в конце каждого рабочего дня, хотя бы за то, что все записанные накануне вечером задачи вычеркнуты из списка. Можно смело браться за написание нового плана на следующий день!
С правильным планированием своего времени Вы обязательно достигните всех своих поставленных целей!
