Не секрет, что деловая переписка имеет немаловажное значение в ведении и развитии успешного бизнеса. И в настоящее время в век высоких информационных технологий основное значение придается электронным форматам делового общения. Этот способ значительно экономит время, а значит и деньги. Электронные средства связи уже настолько стали для нас обыденностью, что порой деловая переписка переходит в формат неформального общения. Однако такой подход не совсем верен, электронная деловая переписка все равно должна оставаться деловой.

Основные правила деловой переписки по электронной почте:

  1. Электронный адрес.

Для деловой переписки следует пользоваться рабочей почтой, предпочтительней формата surname.name@company.com. Использование почтовых адресов варианта kroshka@, supermacho@  и других прозвищ — недопустимо.

  1. Тема письма.

Следует указывать тему письма, причем кратко и четко, не более 5 слов. Это элементарное правило сможет значительно повысить шансы на прочтение вашего письма. Т.к. зачастую у занятых лиц количество полученной корреспонденции в день значительно, грамотно сформулированная тема письма должна привлекать внимание

  1. Одно письмо – одна тема (один повод).

Не стоит в одном письме пытаться изложить суть разных по смыслу вопросов или обсуждений. Лучше написать несколько набольших не перегруженных писем по разным поводам, с указанием соответствующих тем.

  1. Приветствие.

Не стоит пренебрегать приветствием адресата, ведь деловая переписка подчиняется элементарным правилам этикета.  Их соблюдение всегда является показателем компетентности и серьезности автора письма (или компании). При обращении не стоит использовать сокращения типа «Ув.», а писать полностью «Уважаемый» или «Уважаемая», но ни в коем случае не «Уважаемый(ая)».

  1. Объем.

Объем электронного письма не должен превышать  ½ страницы печатного листа. Идеально, если весь текст письма помещается на экране ноутбука. Слишком большой текст рискует быть не дочитанным до конца.

  1. Структура текста.

Составляя текст письма, следует помнить, что в памяти в первую очередь откладывается начало и конец текста. Поэтому начинать письмо следует с самой важной информации.

Для изложения сути лучше использовать четкие краткие предложения  и не перегружать текст лишним «литературным» языком. Также не стоит использовать смайлы, CapsLock, множество восклицательных знаков.

Структурируйте информацию, разбивая ее на абзацы или пункты, использую нумерацию или «галочки». Однако следует  помнить, что  максимальное число пунктов, которое может воспринять наш мозг равно семи. Лучше, если это число будет меньше.

В конце письмо еще раз повторите самую важную информацию.

  1. Грамотность

Ни в коем случае не  допускайте грамматических ошибок при написании деловых писем. Ценой таких ошибок может быть испорченное впечатление, как об авторе письма, так и о самой компании. В настоящее время существуют текстовые редакторы, которые призваны помочь в проверке грамотности.

  1. Приложения

Если к основному электронному письму вы прикладываете дополнительные файлы, следует сообщить об этом  в тексте основного письма. Не прикладывайте слишком объемные приложения. Также имейте в виду, что некоторые форматы, такие как  exe, com, cmd, pif  и др. могут блокироваться некоторыми почтовыми серверами.

  1. Подпись.

В завершении письма не забудьте подписаться с использованием шаблонных фраз «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением». Укажите свои контактные данные, чтобы в случае необходимости с вами было проще связаться.

Каждая компания может разработать и утвердить единый корпоративный стиль деловой переписки по определенному шаблону для экономии времени и повышения качества делового общения по e-mail.

В данной статье не представлено ничего нового, но подумайте, какое впечатление вы произведете на своих партнеров,  используя эти элементарные правила!